Wie funktioniert BCC_Charon?
Fax
Das Basismodul von BCC_Charon steuert den Ein- und Ausgang von Fax-Nachrichten. Die eingehenden Fax-Nachrichten werden als Datei-Anhänge (in der Regel im PDF-Format) in die Notes-Mailbox des Empfängers weitergeleitet. Das Fax kann dann mit jedem Standard-PDF-Reader betrachtet, gedruckt oder weiter bearbeitet werden. Bei Bedarf können eingehende vertrauliche Faxe auch als verschlüsselte Mails zugestellt werden. Die Erstellung eines Faxes ist kinderleicht durch vorgefertigte Lotus Notes Masken und kann durch frei gestaltbare Deckblätter, Header, Footer und Seitenlayouts vollständig auf Ihr Corporate-Layout angepasst werden. Existierende Domino Adressbücher und weitere Lotus Notes Notes-Anwendungen können ganz einfach eingebunden werden. Übersetzung der Absender- und Empfänger-Nummern in dazugehörige Namen vereinfacht die Fax-Kommunikation: man erkennt auf den ersten Blick von wem die Nachricht kommt, und kann mit der "Reply"-Funktion sogar direkt darauf antworten.
SMS
Mit dem SMS-Modul können SMS-Nachrichten aus der persönlichen Mailbox oder jeder anderen Notes-Anwendung heraus verfasst und abgeschickt werden: bequem, schnell und kostengünstig! Auf diese Weise können Sie z.B. einen Kollegen benachrichtigen, der telefonisch nicht erreichbar ist. Dies geht sogar weltweit: Über spezielle Service Provider können alle gängigen Mobilfunkbetreiber erreicht werden. Wird die SMS aus der Mailbox heraus versendet, gibt man den Text einfach in der Betreffzeile ein. Mit Hilfe von Agenten besteht die Möglichkeit, SMS-Nachrichten nicht nur manuell zu erstellen, sondern auch automatisch generieren zu lassen. Beispielsweise kann der Eingang einer E-Mail in der Mailbox die automatische Benachrichtigung des Empfängers in Form einer SMS bewirken.
Voice
Das Voice-Modul übernimmt die Aufgaben eines digitalen Anrufbeantworters und besitzt viele Funktionen, die darüber hinausgehen. Für eingehende Anrufe können unterschiedliche Ansagetexte aufgesprochen bzw. über das Text to Speech-Modul generiert werden. In Abhängigkeit von der Telefonnummer des Anrufers oder der Anrufzeit werden entsprechende Nachrichten abgespielt. So können Sie als Vertriebsmitarbeiter in Ihrer Abwesenheit jedem einzelnen Ihrer Key-Accounts die passende Nachricht zukommen lassen. Die eingehenden Nachrichten werden aufgezeichnet und anschließend in Form einer E-Mail mit Dateianhang in die Notes-Mailbox des Benutzers gestellt. Die VoiceMail-Nachrichten können dann am PC (via Web oder Notes-Client) oder von jedem beliebigen Telefon aus abgerufen werden. Eine Fernabfrage via Mobil- oder Festnetztelefon wird dabei durch einen Passwortschutz abgesichert. Der passwortgeschützte Bereich der persönlichen BCC_Charon VoiceMail-Box erlaubt nicht nur das Abhören neuer oder alter Nachrichten, sondern auch die Konfiguration der Box. Damit hat der Benutzer auch von unterwegs stets die Kontrolle über die Einstellungen und Ansagen seiner VoiceMail-Box.
Faxprinter und SerienFax Add-On
Der BCC_Charon Faxprinter erlaubt das einfache Versenden eines Faxes aus jeder Windows-Anwendung über die Druckfunktion. Der Faxprinter wird hierzu unter Windows als Druckertreiber installiert und sendet das Fax als Lotus Notes E-Mail an BCC_Charon. Wird eine Empfangsbestätigung eingerichtet, können Sie die ausgehenden Faxe als PDFs intern ablegen. Das Serienfax Add-on ermöglicht den Fax-Versand als Erweiterung der Microsoft Word Serienbrief-Funktion.
PDF Generator
Das Modul PDF Generator ermöglicht es, E-Mails mit Anhängen durch Senden an eine definierte PDF-Domain automatisch in PDF-Dateien umwandeln zu lassen. Hierbei wird der Mailtext, sowie auch etwaige Attachments vollständig zu einem PDF gerendert und an den Ansender zurückgegeben. Sie benötigen keine zusätzliche Software mehr zum Erstellen von PDFs!
Importschnittstelle
Das Modul Hermes ermöglicht den automatischen ASCII- und Attachment-Import und deren Weiterleitung per Mail und somit auch per Fax. Die ASCII-Dateien können aus einer beliebigen Anwendung erstellt und für den Massenversand verwendet werden. Diese müssen lediglich auf dem BCC_Charon-Server im definierten Verzeichnis abgespeichert werden.
Faxabruf
Das Modul Pollux dient dem Faxabruf (Fax-On-Demand). Hierbei werden die Dokumente, welche per Faxabruf verfügbar sein sollen, in der entsprechenden BCC_Charon Datenbank hinterlegt.
Controlling
Das integrierte Reporting Modul erlaubt Ihnen präzise Auswertung aller ein- und ausgehenden Faxe sowie die Zuordnung auf definierbare Kostenstellen. Es können die tatsächlichen ISDN Gebühren auswertet (Charging Modul) und auch interne Verrechnungspreise für das interne Reporting/Kostenzuordnung definiert werden.
Archivierung
Erfüllen Sie die Revisionsvorgaben ohne Zusatzaufwand: Die ein- und ausgehenden Fax-Nachrichten werden revisionssicher als PDF-Dokumente revisionssicher archiviert.
FaxDas Basismodul von BCC_Charon steuert den Ein- und Ausgang von Fax-Nachrichten. Die eingehenden Fax-Nachrichten werden als Datei-Anhänge (in der Regel im PDF-Format) in die Notes-Mailbox des Empfängers weitergeleitet. Das Fax kann dann mit jedem Standard-PDF-Reader betrachtet, gedruckt oder weiter bearbeitet werden. Bei Bedarf können eingehende vertrauliche Faxe auch als verschlüsselte Mails zugestellt werden. Die Erstellung eines Faxes ist kinderleicht durch vorgefertigte Lotus Notes Masken und kann durch frei gestaltbare Deckblätter, Header, Footer und Seitenlayouts vollständig auf Ihr Corporate-Layout angepasst werden. Existierende Domino Adressbücher und weitere Lotus Notes Notes-Anwendungen können ganz einfach eingebunden werden. Übersetzung der Absender- und Empfänger-Nummern in dazugehörige Namen vereinfacht die Fax-Kommunikation: man erkennt auf den ersten Blick von wem die Nachricht kommt, und kann mit der "Reply"-Funktion sogar direkt darauf antworten.
SMS
Mit dem SMS-Modul können SMS-Nachrichten aus der persönlichen Mailbox oder jeder anderen Notes-Anwendung heraus verfasst und abgeschickt werden: bequem, schnell und kostengünstig! Auf diese Weise können Sie z.B. einen Kollegen benachrichtigen, der telefonisch nicht erreichbar ist. Dies geht sogar weltweit: Über spezielle Service Provider können alle gängigen Mobilfunkbetreiber erreicht werden. Wird die SMS aus der Mailbox heraus versendet, gibt man den Text einfach in der Betreffzeile ein. Mit Hilfe von Agenten besteht die Möglichkeit, SMS-Nachrichten nicht nur manuell zu erstellen, sondern auch automatisch generieren zu lassen. Beispielsweise kann der Eingang einer E-Mail in der Mailbox die automatische Benachrichtigung des Empfängers in Form einer SMS bewirken.
Voice
Das Voice-Modul übernimmt die Aufgaben eines digitalen Anrufbeantworters und besitzt viele Funktionen, die darüber hinausgehen. Für eingehende Anrufe können unterschiedliche Ansagetexte aufgesprochen bzw. über das Text to Speech-Modul generiert werden. In Abhängigkeit von der Telefonnummer des Anrufers oder der Anrufzeit werden entsprechende Nachrichten abgespielt. So können Sie als Vertriebsmitarbeiter in Ihrer Abwesenheit jedem einzelnen Ihrer Key-Accounts die passende Nachricht zukommen lassen. Die eingehenden Nachrichten werden aufgezeichnet und anschließend in Form einer E-Mail mit Dateianhang in die Notes-Mailbox des Benutzers gestellt. Die VoiceMail-Nachrichten können dann am PC (via Web oder Notes-Client) oder von jedem beliebigen Telefon aus abgerufen werden. Eine Fernabfrage via Mobil- oder Festnetztelefon wird dabei durch einen Passwortschutz abgesichert. Der passwortgeschützte Bereich der persönlichen BCC_Charon VoiceMail-Box erlaubt nicht nur das Abhören neuer oder alter Nachrichten, sondern auch die Konfiguration der Box. Damit hat der Benutzer auch von unterwegs stets die Kontrolle über die Einstellungen und Ansagen seiner VoiceMail-Box.
Faxprinter und SerienFax Add-On
Der BCC_Charon Faxprinter erlaubt das einfache Versenden eines Faxes aus jeder Windows-Anwendung über die Druckfunktion. Der Faxprinter wird hierzu unter Windows als Druckertreiber installiert und sendet das Fax als Lotus Notes E-Mail an BCC_Charon. Wird eine Empfangsbestätigung eingerichtet, können Sie die ausgehenden Faxe als PDFs intern ablegen. Das Serienfax Add-on ermöglicht den Fax-Versand als Erweiterung der Microsoft Word Serienbrief-Funktion.
PDF Generator
Das Modul PDF Generator ermöglicht es, E-Mails mit Anhängen durch Senden an eine definierte PDF-Domain automatisch in PDF-Dateien umwandeln zu lassen. Hierbei wird der Mailtext, sowie auch etwaige Attachments vollständig zu einem PDF gerendert und an den Ansender zurückgegeben. Sie benötigen keine zusätzliche Software mehr zum Erstellen von PDFs!
Importschnittstelle
Das Modul Hermes ermöglicht den automatischen ASCII- und Attachment-Import und deren Weiterleitung per Mail und somit auch per Fax. Die ASCII-Dateien können aus einer beliebigen Anwendung erstellt und für den Massenversand verwendet werden. Diese müssen lediglich auf dem BCC_Charon-Server im definierten Verzeichnis abgespeichert werden.
Faxabruf
Das Modul Pollux dient dem Faxabruf (Fax-On-Demand). Hierbei werden die Dokumente, welche per Faxabruf verfügbar sein sollen, in der entsprechenden BCC_Charon Datenbank hinterlegt.
Controlling
Das integrierte Reporting Modul erlaubt Ihnen präzise Auswertung aller ein- und ausgehenden Faxe sowie die Zuordnung auf definierbare Kostenstellen. Es können die tatsächlichen ISDN Gebühren auswertet (Charging Modul) und auch interne Verrechnungspreise für das interne Reporting/Kostenzuordnung definiert werden.
Archivierung
Erfüllen Sie die Revisionsvorgaben ohne Zusatzaufwand: Die ein- und ausgehenden Fax-Nachrichten werden revisionssicher als PDF-Dokumente revisionssicher archiviert.